Criterios para responder la encuesta 2009
Por favor, responda de manera objetiva para la realización de la autoevaluación institucional. Los criterios son:
0. No sabe. No tiene la información mínima para responder de manera objetiva la pregunta.
1. Existencia: La institución se caracteriza por un desarrollo incipiente, parcial o desordenado, según el caso. No hay planeación ni metas establecidas y las acciones se realizan de manera desarticulada.
2. Pertinencia: Hay principios de planeación y articulación de los esfuerzos y acciones del establecimiento para cumplir sus metas y objetivos.
3. Apropiación: Las acciones realizadas por el establecimiento tienen un mayor grado de articulación y son conocidas por la comunidad educativa; sin embargo, todavía no se realiza un proceso sistemático de evaluación y mejoramiento.
4. Mejoramiento continuo: El establecimiento involucra la lógica del mejoramiento continuo; evalúa sus procesos y resultados y, en consecuencia, los ajusta y mejora.
Guía para responder la encuesta
Administrativa 1. Existencia 2. Pertinencia 3. Apropiación 4. Mejoramiento Observaciones
Proceso de matrícula
El proceso de matrícula se desarrolla según los criterios adoptados por cada una de las sedes.
La institución cuenta con una política para desarrollar el proceso de matrícula que garantiza su agilidad y coherencia con los lineamientos nacionales y locales.
La institución cuenta con un proceso de matrícula ágil y oportuno que tiene en cuenta las
necesidades de los estudiantes y los padres de familia, y que es reconocido por la comunidad educativa.
La institución hace evaluaciones periódicas sobre la satisfacción de de las familias y los estudiantes en relación con el proceso de matrícula y propicia
el mejoramiento del mismo.
Archivo académico
La información académica de los estudiantes está organizada en archivo en algunas sedes, según criterios diferentes.
La institución cuenta con un sistema de archivo organizado donde se integra la información histórica de los estudian-
tes de todas las sedes.
La institución tiene un sistema de archivo que
le permite disponer de la información de los
estudiantes de todas las sedes, así como expedir constancias y certificados de manera
ágil, confiable y oportuna.
La institución revisa periódicamente la calidad y disponibilidad del archivo académico y ajusta y mejora este sistema.
Boletines de calificaciones
La expedición de boletines de calificaciones presenta en ocasiones inconsistencias e irregularidades. No hay un sistema unificado para todas las sedes.
La institución cuenta con una política unificada para administrar la expedición de boletines de calificaciones en todas
sus sedes.
La institución dispone de un sistema ágil y
oportuno para la expedición de boletines de calificaciones y cuenta con los sistemas de
control necesarios para garantizar la consistencia de la información.
La institución revisa periódicamente el sistema de expedición de boletines de calificaciones e imple-
menta acciones para ajustarlo y mejorarlo.
Mantenimiento de la planta física
El mantenimiento de la planta física se realiza ocasionalmente, sin obedecer a una planea-
ción sistemática.
La institución cuenta con un programa de mantenimiento preventivo de su planta física.
La institución asegura los recursos para cumplir el programa de mantenimiento de su
planta física.
La institución revisa periódicamente el programa de mantenimiento de su planta física y realiza los
ajustes pertinentes.
Programas para la adecuación
y embellecimiento de la
planta física
La institución realiza actividades aisladas y ocasionales de adecuación, accesibilidad y embellecimiento de su planta física, y recibe apoyos puntuales de la comunidad educativa
para realizarlas.
La institución cuenta con un programa de adecuación, accesibilidad y embellecimiento
de su planta física, y éste cuenta con la ayuda de la comunidad educativa.
El programa de adecuación, accesibilidad y embellecimiento de la planta física se lleva a cabo periódicamente y cuenta con la participación de los diferentes estamentos de la comunidad educativa.
La institución revisa y evalúa periódicamente su
programa de adecuación, accesibilidad y embe-
llecimiento de su planta física y los resultados
propician acciones de mejoramiento.
Seguimiento al uso de los
espacios
La institución tiene algunos registros sobre la manera cómo se están utilizando los espacios físicos, pero éstos
son esporádicos y no están sistematizados.
La institución cuenta con un sistema de registro y seguimiento al uso de los espacios físicos.
La institución realiza una programación coherente de las actividades que se llevan a cabo en cada uno de sus espacios físicos, basada en indicadores de utilización de los mismos.
La institución revisa y evalúa periódicamente el
plan de uso de cada uno de sus espacios físicos y
diseña acciones para optimizarlos.
Adquisición de los recursos para el aprendizaje
En los procesos de adquisición de los recursos para el aprendi-
zaje (computadores, laboratorios, bibliotecas, etc.) priman los intereses aislados de algunos docentes o los criterios de la administración municipal.
La institución cuenta con un plan para la adquisición de los
recursos para el aprendizaje que consulta las demandas de
su direccionamiento estratégico y las necesidades de los docentes y estudiantes.
La institución tiene un plan para adquisición
de los recursos para el aprendizaje que garan-
tiza la disponibilidad oportuna de los mismos
dirigidos a prevenir las barreras y potenciar
la participación de todos los estudiantes, en
concordancia con el direccionamiento estra-
tégico y las necesidades de los docentes y es-
tudiantes.
La institución evalúa periódicamente la disponibilidad y calidad de los recursos para el aprendizaje y realiza ajustes a su plan de adquisiciones.
Suministros y dotación
La adquisición de los suministros se realiza en el momento en que se presentan las necesidades; no hay un plan que oriente esa actividad.
La institución tiene un proceso establecido para garantizar la adquisición y la distribución oportuna de los suministros necesarios (papel, materiales de laboratorio, marcadores, etc.).
El proceso para determinar las necesidades de adquisición de suministro de insumos, recursos y mantenimiento de los mismos, es participativo, se hace oportunamente y está articulado con la propuesta pedagógica de la institución.
La institución revisa y evalúa periódicamente su
proceso de adquisición y suministro de insumos en función de la propuesta pedagógica, y efectúa
los ajustes necesarios para mejorarlo.
Mantenimiento de
equipos y recursos
para el aprendizaje
El mantenimiento de los equipos y otros recursos para el aprendizaje sólo se realiza cuando éstos sufren algún daño. Los manuales de los equipos no están disponibles
para los usuarios.
La institución cuenta con un programa de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos y recursos para el aprendizaje y, en caso de requerirse, éste se hace oportunamente. Además, los manuales de los equipos están disponibles.
El programa de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos y recursos para el aprendizaje se cumple adecuadamente; con
ello se garantiza su estado óptimo. Además, los manuales de uso están disponibles cuando se requieran.
La institución revisa y evalúa periódicamente su
programa de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos y recursos para el aprendizaje, y tiene en cuenta el grado de satisfacción de los
usuarios para realizar ajustes al mismo.
Seguridad y protección
La institución tiene una aproximación parcial a su panorama de riesgos o se encuentra apenas en proceso de iniciar el levantamiento.
La institución ha levantado el panorama completo de los riesgos físicos.
La comunidad educativa conoce y adopta las medidas preventivas derivadas del conocimiento cabal del panorama de riesgos.
La institución revisa y actualiza periódicamente el panorama de riesgos.
Servicios de transporte,
restaurante, cafetería
y salud (enfermería, odontología, psicología)
ELa institución ofrece algunos servicios complementarios esporádicamente y su cobertura es insuficiente.
La institución cuenta con programas definidos para algunos servicios complementarios, y
los presta con la calidad y la regularidad necesarias para atender los requerimientos del
estudiantado. Además, hay una articulación con la oferta externa.
Los servicios complementarios y recursos que ofrece la comunidad y los Establecimientos
Educativos, se distribuyen de forma equitativa, se ofrecen oportunamente teniendo en cuenta la calidad requerida Cada sede tiene programas sensibles a las demandas de los estudiantes, y la institución cuenta con el apoyo de otras entidades para su prestación.
La institución revisa y evalúa periódicamente la
cobertura, calidad y oportunidad de los servicios
complementarios y recursos y promueve acciones correctivas en función de las necesidades del
estudiantado.
Apoyo a estudiantes
con bajo desempeño académico o con
dificultades de interacción.
La institución ofrece apoyos puntuales a los estudiantes que presentan bajo desempeño académico o con dificultades de interacción de acuerdo con sus requerimientos. No hay una estrategia articulada para atender a esta población.
La institución tiene una estrategia definida para prestar apoyos pertinentes a los estudiantes que presentan bajo desempeño académico o con
dificultades de interacción, pero esta no es conocida ni aplicada por todos.
La estrategia para apoyar a los estudiantes
que presentan bajo desempeño académico o
con dificultades de interacción, es aplicada en todas las sedes y es conocida por toda la comunidad educativa. Además, está articulada con los servicios prestados por otras entidades o profesionales de apoyo.
La institución evalúa periódica y sistemáticamente la estrategia de apoyo a los estudiantes que presentan bajo desempeño académico o con
dificultades de interacción y adelanta acciones correctivas y de gestión para mejorarla.
Perfiles
La institución cuenta con perfiles poco específicos que no orientan con claridad el proceso de selección o solicitud de
personal.
Los perfiles se encuentran bien
definidos, son coherentes con el PEI y con la normatividad vigente; sin embargo, no son tenidos en cuenta en los procesos de selección, solicitud e inducción del personal.
Los perfiles con que cuenta la institución se usan para la toma de decisiones de personal y son coherentes con su estructura organizativa. Además, su uso en procesos de selección,
solicitud e inducción del personal facilita el
desempeño de las personas que se vinculan
laboralmente a la institución.
La institución revisa y evalúa continuamente la
definición de los perfiles y su uso en los procesos de selección, solicitud e inducción del personal, en función del plan de mejoramiento y de sus necesidades.
Inducción
La institución realiza actividades de inducción con los docentes y administrativos nuevos, pero éstas no son sistemáticas y obedecen a iniciativas individuales, de áreas o de sedes.
La institución cuenta con una estrategia organizada de inducción de docentes y administrativos nuevos, pero no se dan a conocer el PEI ni el plan de mejoramiento.
La institución tiene una estrategia organizada para la inducción y la acogida del personal nuevo, que incluye el análisis del PEI y del
plan de mejoramiento. Además, realiza la
reinducción del antiguo en lo relacionado con
aspectos institucionales, pedagógicos y disci-
plinares.
La institución revisa y evalúa periódicamente su
estrategia de inducción y reinducción del personal, y realiza los ajustes pertinentes para que ésta se adecue al PEI y al plan de mejoramiento.
Formación y
capacitación
La formación y la capacitación son asumidas como un asunto de interés particular de cada
docente. La institución acepta procesos de formación sin evaluar su pertinencia con respecto al PEI o sus necesidades.
La institución cuenta con lineamientos que permiten que sus integrantes opten por procesos de formación en coherencia
con el PEI y con las necesidades detectadas.
La institución tiene un programa de formación que responde a problemas identificados y demandas específicas; existen criterios claros para valorar la oferta externa y se cuenta con destinación de recursos para adelantar procesos internos de capacitación.
La institución revisa y evalúa continuamente su
programa de formación y capacitación en función de su incidencia en el mejoramiento de los
procesos de enseñanza y aprendizaje y en el desarrollo institucional.
Asignación
académica
La institución cuenta con criterios explícitos para la asignación académica de los docentes; sin embargo éstos no son tenidos en cuenta a la hora de realizar dicha asignación.
La institución tiene un proceso establecido para elaborar los horarios y realizar la asignación académica de los docentes, pero éste solamente se aplica en algunas sedes o niveles, y no siempre es equitativo.
La institución cuenta con procesos explícitos
para elaborar los horarios y los criterios para
realizar la asignación académica de los docentes, y éstos se cumplen.
La institución revisa y evalúa continuamente sus
criterios de asignación académica de los docentes y realiza los ajustes pertinentes a los mismos.
Pertenencia del
personal
vinculado
El personal vinculado se identifica solamente con algunos aspectos de la misma, y ello genera indiferencia hacia la institución.
Una parte importante del
personal vinculado a la institución comparte la filosofía, principios, valores y objetivos y
dedica algún tiempo a la realización de actividades relacionadas con estos aspectos.
El personal vinculado está identificado con la
institución: comparte la filosofía, principios,
valores y objetivos, y está dispuesto a realizar actividades complementarias que sean necesarias para cualificar su labor.
La institución revisa permanentemente si el personal vinculado está identificado con su filosofía, principios, valores y objetivos, y toma medidas
pertinentes para lograr que todos se sientan parte de la misma.
Evaluación del desempeño
La institución realiza evaluaciones de desempeño de docentes, directivos y personal
administrativo de forma esporádica y sin contar con un modelo evaluativo para este propósito.
La institución ha implementado un proceso de evaluación de desempeño para docentes, directivos y personal administrativo que indaga los diferentes aspectos en el desarrollo del cargo. Este proceso cuenta con
indicadores y referentes claros que están en concordancia con la normatividad vigente, y son conocidos por todos.
El proceso de evaluación de docentes, directivos y personal administrativo permite la implementación de acciones de mejoramiento y de desarrollo profesional. Además, es conocido por la comunidad y cuenta con un respaldo amplio de los miembros de la institución.
La institución revisa continuamente el proceso de evaluación de docentes, directivos y personal administrativo, así como los resultados de las acciones de mejoramiento, con el fin de ajustarlos y crear nuevos planes de incentivos, apoyo a la investigación, divulgación de buenas prácticas, etc.
Estímulos
La institución realiza algunas actividades de reconocimiento al personal vinculado, de acuerdo con iniciativas aisladas de sedes, niveles o grados.
La institución ha definido una estrategia de reconocimiento al personal vinculado, pero
ésta no siempre es llevada a la práctica.
La estrategia de reconocimiento al personal vinculado es aplicada cabalmente y es parte fundamental de la cultura institucional.
La institución revisa y valora continuamente su
estrategia de reconocimiento al personal vinculado y realiza los ajustes pertinentes.
Apoyo a la investigación
La investigación en la institución se encuentra en estado incipiente; carece de apoyo y
seguimiento a las iniciativas de los docentes.
La institución cuenta con una política de apoyo a la investigación y a la producción de materiales relacionados con la misma; además se han definido temas y áreas de interés en concordancia con el PEI.
La institución cuenta con una política de investigaciones y ha desarrollado planes para la divulgación del conocimiento generado entre sus miembros.
La institución discute y perfecciona sus planes de
investigación y busca fuentes de financiación que permitan su realización.
Convivencia y manejo de
conflictos (sugerimos que este componente se ubique en el área de gestión de la
comunidad)
Hay conocimiento sobre las fuentes potenciales de los conflictos, pero la institución no cuenta con estrategias para
abordarlos eficazmente; en algunas oportunidades se hacen reuniones pero no hay avances en la solución de los mismos.
La institución ha definido estrategias para la mediación de conflictos, pero éstas se usan de manera esporádica y no abarcan la totalidad de sedes, grados o niveles.
La institución dispone de estrategias claras para mediación y solución de conflictos y éstos se resuelven a través del diálogo y la negociación permanente. Esto contribuye a que exista un buen clima laboral.
La institución revisa periódicamente sus estrategias de mediación de conflictos y los ajusta de acuerdo con las necesidades.
Bienestar del talento humano
La institución realiza esporádicamente algunas actividades orientadas a la integración y
bienestar del personal vinculado.
La institución ha definido un programa de bienestar del personal
vinculado, pero éste no se cumple totalmente o no abarca a todas las sedes, niveles o grados.
La institución cuenta con un programa de bienestar del personal vinculado que se cumple en su totalidad. Además, es conocido y aceptado por la comunidad educativa desde una perspectiva de equidad.
La institución revisa y evalúa continuamente su
programa de bienestar del personal vinculado y
los ajusta de acuerdo con los resultados obtenidos y las nuevas necesidades.
Presupuesto anual del Fondo de Servicios Educativos (FSE)
El presupuesto de la institución es un agregado de ingresos y gastos que no tiene relación con las prioridades. No hay
mecanismos de planeación financiera.
La elaboración del presupuesto se hace teniendo en cuenta
las necesidades de las sedes y niveles, y toma como referentes el Plan Operativo Anual, el
PEI, el plan de mejoramiento y la normatividad vigente.
Existen procedimientos establecidos para que las sedes y los niveles puedan elaborar el presupuesto de forma acorde con las actividades y metas establecidas en el Plan Operativo Anual. Además, el plan de ingresos y egresos está relacionado con los flujos de caja. El presupuesto es un instrumento de planeación y gestión financiera que opera coherentemente
con otros procesos institucionales.
La institución evalúa periódicamente los procedimientos para la elaboración del presupuesto, de
manera que se logre coordinar las necesidades
de las distintas sedes y niveles. Asimismo, realiza
análisis financieros y proyecciones presupuestales
para la planeación y gestión institucional.
Contabilidad
La institución lleva registros
contables de algunas actividades, pero éstos se hacen de forma desorganizada y sin la totalidad de los soportes respectivos.
La contabilidad de la institución se organiza de acuerdo
con los requisitos reglamentarios y discrimina claramente los servicios prestados. Sin embargo, su uso se limita a la
elaboración de informes para los organismos de control, de modo que no se cuenta con esta información como instrumento de análisis financiero.
La contabilidad está disponible de manera oportuna y los informes financieros permiten
realizar un control efectivo del presupuesto y del plan de ingresos y gastos.
La contabilidad tiene todos sus soportes; los informes financieros se elaboran y se presentan dentro de los plazos establecidos por las normas y se usan para el control financiero y para la toma de decisiones en el corto, mediano y largo plazo.
Sus resultados aportan información para ajustar los planes de mejoramiento.
Ingresos y gastos
La institución ha definido algunas actividades para el recaudo de ingresos y el desembolso de egresos, pero los registros pueden presentar inconsistencias con respecto al plan de ingresos y gastos estipulado.
La institución cuenta con procesos para el recaudo de ingresos y la realización de los gastos.
Los registros son consistentes y coinciden plenamente con el plan de ingresos y gastos estipulado.
Hay procesos claros para el recaudo de ingresos y la realización de los gastos, y éstos son
conocidos por la comunidad. Además, su funcionamiento es coherente con la planeación
financiera de la institución.
Hay seguimiento y evaluación de los procesos de recaudo de ingresos y de realización de los gastos; dicha información retroalimenta la planeación financiera y apoya la toma de decisiones.
Control fiscal
Los informes financieros presentados por la institución a las autoridades competentes
no siempre se hacen de manera oportuna y no son conocidos por la comunidad educativa.
La institución presenta los informes financieros a las autoridades competentes de manera apropiada y oportuna, y también los da a conocer a la comunidad educativa. Sin embargo, no los utiliza para apoyar la toma de decisiones.
La institución presenta los informes financie-
ros a las autoridades competentes de manera apropiada y oportuna. Éstos son parte del proceso de control interno y sirven para tomar decisiones y realizar seguimiento al manejo de los recursos.
La institución revisa y hace seguimiento a los resultados de los informes financieros, para que éstos sean un elemento clave en el momento de planear las acciones, tomar decisiones y evaluar
los resultados de las mismas.
Administración de Bienes
4.2 Administración de bienes
A B C D Evidencias
Adquisición de equipo pedagógico
A. No existen criterios institucionales ni plan de com pras de elementos pe dagógicos; se hacen pocas adquisiciones y priman las solicitudes aisladas y urgentes de profesores, niveles o sedes, o los criterios de la administración municipal que es la que dota a la institución educativa.
B. Se han establecido criterios institucionales y un plan para la adquisición de materiales didácticos, que tienen muy poca articulación con las necesidades pedagógicas de la institución.
C. En la institución existe el plan de compras de material didáctico, articulado a las necesidades pedagógicas institucionales y que es producto de una acción coordinada entre la docen cia y la administración de la institución, pero no se ejecuta oportunamente.
D. El plan de compras de material didáctico de la institución es el adecuado, responde a los requerimientos pedagógicos institucionales y se ejecuta oportunamente.
Inventarios: muebles y equipos
A. La institución no cuenta con un inventario completo de mue bles y equipos para cada una de las sedes.
B. La institución cuenta con el inventario de la sede principal, pero no se ha realizado ni se ha hecho entrega del inventario de las demás sedes.
C. La institución tiene completo el inventario de muebles y equipos para cada una de las sedes, pero éste no se actualiza esporádica mente.
D. El inventario de muebles y equipos de todas las sedes de la institución se realizó en el momento de la integración y es actualizado periódicamente, lo cual suministra información oportuna para elaborar el plan de compras.
Inventarios y adquisición de materiales y bienes de consumo
A. La institución realiza la adquisición de materiales y bienes de consumo sin conocer las necesidades de las sedes, solo a criterio de la sede principal. Además, no cuenta con un inventario completo de mate riales y bienes de con sumo.
B. Los bienes de consumo se adquieren según el plan de compras elaborado con base en las necesidades de las sedes, pero su distribución se hace desconociendo dichas necesidades.
C. El inventario está completo y actualizado en algunas sedes o áreas de la institución. La institución hace la adquisición de elementos de consumo y los distribuye según necesidades de las sedes; tiene completo el inventario de materiales y bienes de consumo de toda la institución, pero éste se actualiza esporádicamente.
D. La institución compra y distribuye los elementos de consumo con base en las necesidades de las sedes; el inventario de materiales y bienes de consumo es actualizado periódica mente, lo que suministra información oportuna para elaborar el plan de compras.
Recursos: equipos y mobiliario
A. La institución no cuenta con el equipo ni el mo biliario suficiente y lo que tiene está en mal estado.
B. La institución cuenta con el mobiliario sufi ciente y equi pos en buenas condiciones en algunas de sus sedes o áreas; la institución nece sita más equipos.
C. La institución cuenta con equipo apropiado y suficiente mobiliario en buen estado, que no siempre se utiliza adecuadamente en todas las sedes o dependencias de la institución.
D. La institución cuenta con múltiples recursos de mo biliario y equipo que están siempre en buenas condi ciones y bien utilizado.
Utilización de materiales
A. No se usan los mate riales disponibles, ni están definidos los procesos para solicitarlos y usarlos.
B. Esporádicamente algún docente usa los mate riales disponibles pero no existen procesos definidos para su utilización y por tanto, no existe control sobre su uso.
C. Existen mecanismos para el uso de materiales, pero no todo el mundo los apli ca y por tanto no todos usan los materiales.
D. Existen mecanismos acor dados entre administración y docencia para el uso de los materiales, lo cual permite la accesibilidad y uso de éstos.
Mantenimien to
A. No se programa ni se realiza mantenimiento
B. No existe plan de man tenimiento; se realizan algunas acciones aisla das de carácter curativo para atender urgencias.
C. Existe un plan de mante nimiento, pero sólo se cumple en parte. D. Existe un plan de mante nimiento que se cumple en su totalidad de manera oportuna.
observaciones
Síntesis de la administración de bienes
Debilidades
Fortalezas
Administración de Servicios Complementarios
4.3. Administración de servicios complementarios
A B C D Evidencias
Transporte (No aplica)
A. Se requiere transporte, pero no existe el servi cio.
B. Existe el servicio, pero no cubre a todas las sedes que lo requieren o es deficiente, y no hay normas claras para hacer el seguimiento de llegada y recogida de los niños.
C. Existe un servicio de transporte que cubre las necesidades del conjunto de la institución; el cole gio ha definido normas y procesos para su funcio namiento, pero no vigila su cumplimiento.
D. Existe un buen servicio de transporte; se cuenta con un monitor dentro del bus, el colegio ha definido normas y pro cesos para hacer seguimiento del servicio tanto de recogida de niños para la llegada como para la salida y vigila su cumpli miento.
Restaurante y/o cafetería
A. No existe el servicio de cafetería y/o de restaurante, o lo hay solamente en alguna sede de la institución.
B. Existe el servicio de cafetería y/o restaurante, pero sólo algunas sedes han definido procedimientos para su manejo, que incluyen parámetros de calidad.
C. Se presta el servicio de cafe tería y/o restaurante, la institución ha defini do procedimientos para su manejo y parámetros de calidad, pero solo esporádicamente vigila su cumplimiento.
D. Se presta el servicio de cafe tería y/o restaurante con base en parámetros de calidad y normas definidas por la institución, cuyo cumplimiento se vigila periódicamente (más de una vez al mes).
Otros servicios
A. A los alumnos no se les presta servicios de orien tación psicológica, de odontología ni mé dico.
B. El colegio presta espo rádicamente algunos servicios complementa rios, porque llega la oferta de otras institu ciones.
C. Aunque el colegio no cuen ta son servicios com plementarios propios, ges tiona por iniciativa estos servicios con otras entidades cuando es nece sario.
D. El colegio cuenta con ser vicios complementarios de prevención, orientación y atención de casos difíciles, medicina o enfermería, odontología y tiene procesos definidos para hacer uso de ellos.
observaciones
Síntesis de la administración de servicios complementarios
Debilidades
Fortalezas
Secretaría
4.4 Secretaría
A B C D Evidencias
Académica
A. No existe un archivo unificado y actualizado de estudiantes que produzca información académica oportuna.
B. Existe un archivo unificado de los alumnos, pero no está actualizado y por tanto la información que sumi nis tra es insuficiente.
C. El archivo de estudiantes se alimenta periódicamente y produce información oportuna, aunque no en todas las sedes o niveles de la institución; no siempre se usa para la toma de decisiones.
D. El archivo de los estudiantes de toda la institución está organizado y actualizado. Aunque hay un responsable, eventual mente cualquier persona lo podría consultar. Se utiliza para la toma de decisiones.
Archivo general
A. No existe archivo general de la ins titución.
B. Existe un archivo general de algunos documentos, pero no está organizado.
C. Existe un archivo general organizado de los principales documentos institucionales, pero los trámites e informes no siempre se hacen oportunamente.
D. Existe un archivo organi zado de los principales documentos institucio nales: circulares, actas, proyectos. Los trámites e informes se hacen oportuna mente.
Libros reglamen tarios
A. No existen los libros reglamentarios
B. Existen sólo algunos libros reglamentarios.
C. Existen todos los libros reglamentarios, pero no están actualizados.
D. Existen todos los libros reglamentarios y están debidamente actualizados.
observaciones
Síntesis de secretaría
Debilidades
Fortalezas
Síntesis 2008
4.1. Administración financiera
ABCDEvidencias
Presupuesto
A. La institución no utiliza mecanismos de planeación financiera y la elaboración del presupuesto es un simple ejercicio de definición de los ingresos y gastos de la institución, sin referencia a prioridades institucionales.
B. Para la elaboración del presupuesto, la institución consulta las necesidades de las sedes o niveles sin tener en cuenta referentes como el plan operativo anual, el pei y el plan de mejoramiento institucional.
C. La institu ción elabora un presu puesto con todos susrequi sitos formales. Sin embar go, aunque éste guarda relación con unplan operativo anual, no consulta referentes como el pei y el plan demejoramiento institucional.
D. El presupuesto que se ela bora en el fse es un ver dadero instrumento de planeación y gestión fi nanciera, es congruente con el pei, las prioridades institucionales, el plan de mejoramiento y el Plan Operativo Anual.
Tesorería
A. La institución no tiene procesos claramente definidos y socializadospara el recaudo de ingresos y para hacer los egresos.
B. La institución ha establecido algunos pro cesos para el recaudo de ingresos y para hacer los gastos, pero se presentan inconsistencias en algunos registros.
C. La institución ha definido el conjunto de procesos necesarios para recibir in gresos y efectuar gastos, pero no siempre los ejecuta ordenadamente ni de acuerdo a la planeación financiera.
D. La tesorería tiene procesos definidos para captar in gresos y ejecutar los gastos en el fse, que ejecuta ordenadamente y de acuerdo con la planeación financiera de la institución.
Contabilidad
A. La institución no cuenta con una contabilidad organizada ni con la totalidad de los respectivos soportes.
B. La contabilidad de la institución tiene todos los soportes requeridos pero solo se utilizan para elaborar los informes a los organismos de control.
C. La contabilidad de la institución se lleva de forma organizada, aunque no siempre está disponible de manera oportuna y los informes financieros no se usan como instrumentos de control.
D. La contabilidad que se produce en el fse tiene todos sus soportes, seela boran y presentan los informes necesa rios dentro de las fechasestablecidas por las normas y se usan para la toma de decisiones y el controlfinanciero de la ins ti t ución.
ABCDEvidencias
Control fiscal
A. La institución no pre senta adecuadamente, ni con la oportunidad requerida los informes a las autoridades educativas y fiscales competentes.
B. Los informes que la institución rinde a las autorida des, no siempre son de manera oportuna y no son conocidos por la comunidad educativa.
C. La institución rinde adecuada y oportunamente los informes requeridospor las autoridades competen tes, los da a conocer a la comunidad educativapero no los usa inter namente para la toma de decisiones.
D. Los informes de la gestión financiera son entregados oportunamente y sirven, además, como instrumen tos de control interno de la institución, para la toma de decisiones y el seguimiento por parte de la comunidad educativa al manejo de los recursos de la institución.
observaciones
Síntesis de la administración financiera
Debilidades
Fortalezas
Componente Administración
4. COMPONENTE ADMINISTRACIÓN
Cuando se habla de administración en cualquier institución, y no solamente en la escuela, nos referimos al manejo del dinero, de los recursos institucionales y de las personas; por eso se habla de administración financiera, de administración de bienes y servicios y de desarrollo de personal. Puesto que la administración de personal en el sistema educativo, sobretodo en las instituciones públicas, tiene unas características muy peculiares, se la trata en un componente específico, el quinto. En este componente entonces, de administración global, nos referimos a los otros aspectos:
· En primer lugar, la administración financiera. En este subcomponente se analizan los temas clásicos del manejo institucional del dinero: el presupuesto, la tesorería, la contabilidad y el control fiscal.
· En segundo lugar, la administración de los bienes institucionales, que comprenden las instalaciones, los vehículos, la dotación y los equipos, los insumos administrativos y el material de enseñanza.
· En tercer lugar, la administración de los servicios complementarios que directa o indirectamente preste la institución, tales como transporte, cafetería, servicios relativos a la salud, asesoría psicológica, etc.
· Analizamos finalmente el papel que cumple la secretaría escolar, tanto la académica como la general.
Datos personales
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4.1. Administración financiera ABCDEvidencias Pres...
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0. No sabe. No tiene la información mínima para responder de manera objetiva la pregunta.
1. Existencia: La institución se caracteriza por un desarrollo incipiente, parcial o desordenado, según el caso. No hay planeación ni metas establecidas y las acciones se realizan de manera desarticulada.
2. Pertinencia: Hay principios de planeación y articulación de los esfuerzos y acciones del establecimiento para cumplir sus metas y objetivos.
3. Apropiación: Las acciones realizadas por el establecimiento tienen un mayor grado de articulación y son conocidas por la comunidad educativa; sin embargo, todavía no se realiza un proceso sistemático de evaluación y mejoramiento.
4. Mejoramiento continuo: El establecimiento involucra la lógica del mejoramiento continuo; evalúa sus procesos y resultados y, en consecuencia, los ajusta y mejora.
Guía para responder la encuesta
Administrativa 1. Existencia 2. Pertinencia 3. Apropiación 4. Mejoramiento Observaciones
Proceso de matrícula
El proceso de matrícula se desarrolla según los criterios adoptados por cada una de las sedes.
La institución cuenta con una política para desarrollar el proceso de matrícula que garantiza su agilidad y coherencia con los lineamientos nacionales y locales.
La institución cuenta con un proceso de matrícula ágil y oportuno que tiene en cuenta las
necesidades de los estudiantes y los padres de familia, y que es reconocido por la comunidad educativa.
La institución hace evaluaciones periódicas sobre la satisfacción de de las familias y los estudiantes en relación con el proceso de matrícula y propicia
el mejoramiento del mismo.
Archivo académico
La información académica de los estudiantes está organizada en archivo en algunas sedes, según criterios diferentes.
La institución cuenta con un sistema de archivo organizado donde se integra la información histórica de los estudian-
tes de todas las sedes.
La institución tiene un sistema de archivo que
le permite disponer de la información de los
estudiantes de todas las sedes, así como expedir constancias y certificados de manera
ágil, confiable y oportuna.
La institución revisa periódicamente la calidad y disponibilidad del archivo académico y ajusta y mejora este sistema.
Boletines de calificaciones
La expedición de boletines de calificaciones presenta en ocasiones inconsistencias e irregularidades. No hay un sistema unificado para todas las sedes.
La institución cuenta con una política unificada para administrar la expedición de boletines de calificaciones en todas
sus sedes.
La institución dispone de un sistema ágil y
oportuno para la expedición de boletines de calificaciones y cuenta con los sistemas de
control necesarios para garantizar la consistencia de la información.
La institución revisa periódicamente el sistema de expedición de boletines de calificaciones e imple-
menta acciones para ajustarlo y mejorarlo.
Mantenimiento de la planta física
El mantenimiento de la planta física se realiza ocasionalmente, sin obedecer a una planea-
ción sistemática.
La institución cuenta con un programa de mantenimiento preventivo de su planta física.
La institución asegura los recursos para cumplir el programa de mantenimiento de su
planta física.
La institución revisa periódicamente el programa de mantenimiento de su planta física y realiza los
ajustes pertinentes.
Programas para la adecuación
y embellecimiento de la
planta física
La institución realiza actividades aisladas y ocasionales de adecuación, accesibilidad y embellecimiento de su planta física, y recibe apoyos puntuales de la comunidad educativa
para realizarlas.
La institución cuenta con un programa de adecuación, accesibilidad y embellecimiento
de su planta física, y éste cuenta con la ayuda de la comunidad educativa.
El programa de adecuación, accesibilidad y embellecimiento de la planta física se lleva a cabo periódicamente y cuenta con la participación de los diferentes estamentos de la comunidad educativa.
La institución revisa y evalúa periódicamente su
programa de adecuación, accesibilidad y embe-
llecimiento de su planta física y los resultados
propician acciones de mejoramiento.
Seguimiento al uso de los
espacios
La institución tiene algunos registros sobre la manera cómo se están utilizando los espacios físicos, pero éstos
son esporádicos y no están sistematizados.
La institución cuenta con un sistema de registro y seguimiento al uso de los espacios físicos.
La institución realiza una programación coherente de las actividades que se llevan a cabo en cada uno de sus espacios físicos, basada en indicadores de utilización de los mismos.
La institución revisa y evalúa periódicamente el
plan de uso de cada uno de sus espacios físicos y
diseña acciones para optimizarlos.
Adquisición de los recursos para el aprendizaje
En los procesos de adquisición de los recursos para el aprendi-
zaje (computadores, laboratorios, bibliotecas, etc.) priman los intereses aislados de algunos docentes o los criterios de la administración municipal.
La institución cuenta con un plan para la adquisición de los
recursos para el aprendizaje que consulta las demandas de
su direccionamiento estratégico y las necesidades de los docentes y estudiantes.
La institución tiene un plan para adquisición
de los recursos para el aprendizaje que garan-
tiza la disponibilidad oportuna de los mismos
dirigidos a prevenir las barreras y potenciar
la participación de todos los estudiantes, en
concordancia con el direccionamiento estra-
tégico y las necesidades de los docentes y es-
tudiantes.
La institución evalúa periódicamente la disponibilidad y calidad de los recursos para el aprendizaje y realiza ajustes a su plan de adquisiciones.
Suministros y dotación
La adquisición de los suministros se realiza en el momento en que se presentan las necesidades; no hay un plan que oriente esa actividad.
La institución tiene un proceso establecido para garantizar la adquisición y la distribución oportuna de los suministros necesarios (papel, materiales de laboratorio, marcadores, etc.).
El proceso para determinar las necesidades de adquisición de suministro de insumos, recursos y mantenimiento de los mismos, es participativo, se hace oportunamente y está articulado con la propuesta pedagógica de la institución.
La institución revisa y evalúa periódicamente su
proceso de adquisición y suministro de insumos en función de la propuesta pedagógica, y efectúa
los ajustes necesarios para mejorarlo.
Mantenimiento de
equipos y recursos
para el aprendizaje
El mantenimiento de los equipos y otros recursos para el aprendizaje sólo se realiza cuando éstos sufren algún daño. Los manuales de los equipos no están disponibles
para los usuarios.
La institución cuenta con un programa de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos y recursos para el aprendizaje y, en caso de requerirse, éste se hace oportunamente. Además, los manuales de los equipos están disponibles.
El programa de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos y recursos para el aprendizaje se cumple adecuadamente; con
ello se garantiza su estado óptimo. Además, los manuales de uso están disponibles cuando se requieran.
La institución revisa y evalúa periódicamente su
programa de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos y recursos para el aprendizaje, y tiene en cuenta el grado de satisfacción de los
usuarios para realizar ajustes al mismo.
Seguridad y protección
La institución tiene una aproximación parcial a su panorama de riesgos o se encuentra apenas en proceso de iniciar el levantamiento.
La institución ha levantado el panorama completo de los riesgos físicos.
La comunidad educativa conoce y adopta las medidas preventivas derivadas del conocimiento cabal del panorama de riesgos.
La institución revisa y actualiza periódicamente el panorama de riesgos.
Servicios de transporte,
restaurante, cafetería
y salud (enfermería, odontología, psicología)
ELa institución ofrece algunos servicios complementarios esporádicamente y su cobertura es insuficiente.
La institución cuenta con programas definidos para algunos servicios complementarios, y
los presta con la calidad y la regularidad necesarias para atender los requerimientos del
estudiantado. Además, hay una articulación con la oferta externa.
Los servicios complementarios y recursos que ofrece la comunidad y los Establecimientos
Educativos, se distribuyen de forma equitativa, se ofrecen oportunamente teniendo en cuenta la calidad requerida Cada sede tiene programas sensibles a las demandas de los estudiantes, y la institución cuenta con el apoyo de otras entidades para su prestación.
La institución revisa y evalúa periódicamente la
cobertura, calidad y oportunidad de los servicios
complementarios y recursos y promueve acciones correctivas en función de las necesidades del
estudiantado.
Apoyo a estudiantes
con bajo desempeño académico o con
dificultades de interacción.
La institución ofrece apoyos puntuales a los estudiantes que presentan bajo desempeño académico o con dificultades de interacción de acuerdo con sus requerimientos. No hay una estrategia articulada para atender a esta población.
La institución tiene una estrategia definida para prestar apoyos pertinentes a los estudiantes que presentan bajo desempeño académico o con
dificultades de interacción, pero esta no es conocida ni aplicada por todos.
La estrategia para apoyar a los estudiantes
que presentan bajo desempeño académico o
con dificultades de interacción, es aplicada en todas las sedes y es conocida por toda la comunidad educativa. Además, está articulada con los servicios prestados por otras entidades o profesionales de apoyo.
La institución evalúa periódica y sistemáticamente la estrategia de apoyo a los estudiantes que presentan bajo desempeño académico o con
dificultades de interacción y adelanta acciones correctivas y de gestión para mejorarla.
Perfiles
La institución cuenta con perfiles poco específicos que no orientan con claridad el proceso de selección o solicitud de
personal.
Los perfiles se encuentran bien
definidos, son coherentes con el PEI y con la normatividad vigente; sin embargo, no son tenidos en cuenta en los procesos de selección, solicitud e inducción del personal.
Los perfiles con que cuenta la institución se usan para la toma de decisiones de personal y son coherentes con su estructura organizativa. Además, su uso en procesos de selección,
solicitud e inducción del personal facilita el
desempeño de las personas que se vinculan
laboralmente a la institución.
La institución revisa y evalúa continuamente la
definición de los perfiles y su uso en los procesos de selección, solicitud e inducción del personal, en función del plan de mejoramiento y de sus necesidades.
Inducción
La institución realiza actividades de inducción con los docentes y administrativos nuevos, pero éstas no son sistemáticas y obedecen a iniciativas individuales, de áreas o de sedes.
La institución cuenta con una estrategia organizada de inducción de docentes y administrativos nuevos, pero no se dan a conocer el PEI ni el plan de mejoramiento.
La institución tiene una estrategia organizada para la inducción y la acogida del personal nuevo, que incluye el análisis del PEI y del
plan de mejoramiento. Además, realiza la
reinducción del antiguo en lo relacionado con
aspectos institucionales, pedagógicos y disci-
plinares.
La institución revisa y evalúa periódicamente su
estrategia de inducción y reinducción del personal, y realiza los ajustes pertinentes para que ésta se adecue al PEI y al plan de mejoramiento.
Formación y
capacitación
La formación y la capacitación son asumidas como un asunto de interés particular de cada
docente. La institución acepta procesos de formación sin evaluar su pertinencia con respecto al PEI o sus necesidades.
La institución cuenta con lineamientos que permiten que sus integrantes opten por procesos de formación en coherencia
con el PEI y con las necesidades detectadas.
La institución tiene un programa de formación que responde a problemas identificados y demandas específicas; existen criterios claros para valorar la oferta externa y se cuenta con destinación de recursos para adelantar procesos internos de capacitación.
La institución revisa y evalúa continuamente su
programa de formación y capacitación en función de su incidencia en el mejoramiento de los
procesos de enseñanza y aprendizaje y en el desarrollo institucional.
Asignación
académica
La institución cuenta con criterios explícitos para la asignación académica de los docentes; sin embargo éstos no son tenidos en cuenta a la hora de realizar dicha asignación.
La institución tiene un proceso establecido para elaborar los horarios y realizar la asignación académica de los docentes, pero éste solamente se aplica en algunas sedes o niveles, y no siempre es equitativo.
La institución cuenta con procesos explícitos
para elaborar los horarios y los criterios para
realizar la asignación académica de los docentes, y éstos se cumplen.
La institución revisa y evalúa continuamente sus
criterios de asignación académica de los docentes y realiza los ajustes pertinentes a los mismos.
Pertenencia del
personal
vinculado
El personal vinculado se identifica solamente con algunos aspectos de la misma, y ello genera indiferencia hacia la institución.
Una parte importante del
personal vinculado a la institución comparte la filosofía, principios, valores y objetivos y
dedica algún tiempo a la realización de actividades relacionadas con estos aspectos.
El personal vinculado está identificado con la
institución: comparte la filosofía, principios,
valores y objetivos, y está dispuesto a realizar actividades complementarias que sean necesarias para cualificar su labor.
La institución revisa permanentemente si el personal vinculado está identificado con su filosofía, principios, valores y objetivos, y toma medidas
pertinentes para lograr que todos se sientan parte de la misma.
Evaluación del desempeño
La institución realiza evaluaciones de desempeño de docentes, directivos y personal
administrativo de forma esporádica y sin contar con un modelo evaluativo para este propósito.
La institución ha implementado un proceso de evaluación de desempeño para docentes, directivos y personal administrativo que indaga los diferentes aspectos en el desarrollo del cargo. Este proceso cuenta con
indicadores y referentes claros que están en concordancia con la normatividad vigente, y son conocidos por todos.
El proceso de evaluación de docentes, directivos y personal administrativo permite la implementación de acciones de mejoramiento y de desarrollo profesional. Además, es conocido por la comunidad y cuenta con un respaldo amplio de los miembros de la institución.
La institución revisa continuamente el proceso de evaluación de docentes, directivos y personal administrativo, así como los resultados de las acciones de mejoramiento, con el fin de ajustarlos y crear nuevos planes de incentivos, apoyo a la investigación, divulgación de buenas prácticas, etc.
Estímulos
La institución realiza algunas actividades de reconocimiento al personal vinculado, de acuerdo con iniciativas aisladas de sedes, niveles o grados.
La institución ha definido una estrategia de reconocimiento al personal vinculado, pero
ésta no siempre es llevada a la práctica.
La estrategia de reconocimiento al personal vinculado es aplicada cabalmente y es parte fundamental de la cultura institucional.
La institución revisa y valora continuamente su
estrategia de reconocimiento al personal vinculado y realiza los ajustes pertinentes.
Apoyo a la investigación
La investigación en la institución se encuentra en estado incipiente; carece de apoyo y
seguimiento a las iniciativas de los docentes.
La institución cuenta con una política de apoyo a la investigación y a la producción de materiales relacionados con la misma; además se han definido temas y áreas de interés en concordancia con el PEI.
La institución cuenta con una política de investigaciones y ha desarrollado planes para la divulgación del conocimiento generado entre sus miembros.
La institución discute y perfecciona sus planes de
investigación y busca fuentes de financiación que permitan su realización.
Convivencia y manejo de
conflictos (sugerimos que este componente se ubique en el área de gestión de la
comunidad)
Hay conocimiento sobre las fuentes potenciales de los conflictos, pero la institución no cuenta con estrategias para
abordarlos eficazmente; en algunas oportunidades se hacen reuniones pero no hay avances en la solución de los mismos.
La institución ha definido estrategias para la mediación de conflictos, pero éstas se usan de manera esporádica y no abarcan la totalidad de sedes, grados o niveles.
La institución dispone de estrategias claras para mediación y solución de conflictos y éstos se resuelven a través del diálogo y la negociación permanente. Esto contribuye a que exista un buen clima laboral.
La institución revisa periódicamente sus estrategias de mediación de conflictos y los ajusta de acuerdo con las necesidades.
Bienestar del talento humano
La institución realiza esporádicamente algunas actividades orientadas a la integración y
bienestar del personal vinculado.
La institución ha definido un programa de bienestar del personal
vinculado, pero éste no se cumple totalmente o no abarca a todas las sedes, niveles o grados.
La institución cuenta con un programa de bienestar del personal vinculado que se cumple en su totalidad. Además, es conocido y aceptado por la comunidad educativa desde una perspectiva de equidad.
La institución revisa y evalúa continuamente su
programa de bienestar del personal vinculado y
los ajusta de acuerdo con los resultados obtenidos y las nuevas necesidades.
Presupuesto anual del Fondo de Servicios Educativos (FSE)
El presupuesto de la institución es un agregado de ingresos y gastos que no tiene relación con las prioridades. No hay
mecanismos de planeación financiera.
La elaboración del presupuesto se hace teniendo en cuenta
las necesidades de las sedes y niveles, y toma como referentes el Plan Operativo Anual, el
PEI, el plan de mejoramiento y la normatividad vigente.
Existen procedimientos establecidos para que las sedes y los niveles puedan elaborar el presupuesto de forma acorde con las actividades y metas establecidas en el Plan Operativo Anual. Además, el plan de ingresos y egresos está relacionado con los flujos de caja. El presupuesto es un instrumento de planeación y gestión financiera que opera coherentemente
con otros procesos institucionales.
La institución evalúa periódicamente los procedimientos para la elaboración del presupuesto, de
manera que se logre coordinar las necesidades
de las distintas sedes y niveles. Asimismo, realiza
análisis financieros y proyecciones presupuestales
para la planeación y gestión institucional.
Contabilidad
La institución lleva registros
contables de algunas actividades, pero éstos se hacen de forma desorganizada y sin la totalidad de los soportes respectivos.
La contabilidad de la institución se organiza de acuerdo
con los requisitos reglamentarios y discrimina claramente los servicios prestados. Sin embargo, su uso se limita a la
elaboración de informes para los organismos de control, de modo que no se cuenta con esta información como instrumento de análisis financiero.
La contabilidad está disponible de manera oportuna y los informes financieros permiten
realizar un control efectivo del presupuesto y del plan de ingresos y gastos.
La contabilidad tiene todos sus soportes; los informes financieros se elaboran y se presentan dentro de los plazos establecidos por las normas y se usan para el control financiero y para la toma de decisiones en el corto, mediano y largo plazo.
Sus resultados aportan información para ajustar los planes de mejoramiento.
Ingresos y gastos
La institución ha definido algunas actividades para el recaudo de ingresos y el desembolso de egresos, pero los registros pueden presentar inconsistencias con respecto al plan de ingresos y gastos estipulado.
La institución cuenta con procesos para el recaudo de ingresos y la realización de los gastos.
Los registros son consistentes y coinciden plenamente con el plan de ingresos y gastos estipulado.
Hay procesos claros para el recaudo de ingresos y la realización de los gastos, y éstos son
conocidos por la comunidad. Además, su funcionamiento es coherente con la planeación
financiera de la institución.
Hay seguimiento y evaluación de los procesos de recaudo de ingresos y de realización de los gastos; dicha información retroalimenta la planeación financiera y apoya la toma de decisiones.
Control fiscal
Los informes financieros presentados por la institución a las autoridades competentes
no siempre se hacen de manera oportuna y no son conocidos por la comunidad educativa.
La institución presenta los informes financieros a las autoridades competentes de manera apropiada y oportuna, y también los da a conocer a la comunidad educativa. Sin embargo, no los utiliza para apoyar la toma de decisiones.
La institución presenta los informes financie-
ros a las autoridades competentes de manera apropiada y oportuna. Éstos son parte del proceso de control interno y sirven para tomar decisiones y realizar seguimiento al manejo de los recursos.
La institución revisa y hace seguimiento a los resultados de los informes financieros, para que éstos sean un elemento clave en el momento de planear las acciones, tomar decisiones y evaluar
los resultados de las mismas.
Administración de Bienes
4.2 Administración de bienes
A B C D Evidencias
Adquisición de equipo pedagógico
A. No existen criterios institucionales ni plan de com pras de elementos pe dagógicos; se hacen pocas adquisiciones y priman las solicitudes aisladas y urgentes de profesores, niveles o sedes, o los criterios de la administración municipal que es la que dota a la institución educativa.
B. Se han establecido criterios institucionales y un plan para la adquisición de materiales didácticos, que tienen muy poca articulación con las necesidades pedagógicas de la institución.
C. En la institución existe el plan de compras de material didáctico, articulado a las necesidades pedagógicas institucionales y que es producto de una acción coordinada entre la docen cia y la administración de la institución, pero no se ejecuta oportunamente.
D. El plan de compras de material didáctico de la institución es el adecuado, responde a los requerimientos pedagógicos institucionales y se ejecuta oportunamente.
Inventarios: muebles y equipos
A. La institución no cuenta con un inventario completo de mue bles y equipos para cada una de las sedes.
B. La institución cuenta con el inventario de la sede principal, pero no se ha realizado ni se ha hecho entrega del inventario de las demás sedes.
C. La institución tiene completo el inventario de muebles y equipos para cada una de las sedes, pero éste no se actualiza esporádica mente.
D. El inventario de muebles y equipos de todas las sedes de la institución se realizó en el momento de la integración y es actualizado periódicamente, lo cual suministra información oportuna para elaborar el plan de compras.
Inventarios y adquisición de materiales y bienes de consumo
A. La institución realiza la adquisición de materiales y bienes de consumo sin conocer las necesidades de las sedes, solo a criterio de la sede principal. Además, no cuenta con un inventario completo de mate riales y bienes de con sumo.
B. Los bienes de consumo se adquieren según el plan de compras elaborado con base en las necesidades de las sedes, pero su distribución se hace desconociendo dichas necesidades.
C. El inventario está completo y actualizado en algunas sedes o áreas de la institución. La institución hace la adquisición de elementos de consumo y los distribuye según necesidades de las sedes; tiene completo el inventario de materiales y bienes de consumo de toda la institución, pero éste se actualiza esporádicamente.
D. La institución compra y distribuye los elementos de consumo con base en las necesidades de las sedes; el inventario de materiales y bienes de consumo es actualizado periódica mente, lo que suministra información oportuna para elaborar el plan de compras.
Recursos: equipos y mobiliario
A. La institución no cuenta con el equipo ni el mo biliario suficiente y lo que tiene está en mal estado.
B. La institución cuenta con el mobiliario sufi ciente y equi pos en buenas condiciones en algunas de sus sedes o áreas; la institución nece sita más equipos.
C. La institución cuenta con equipo apropiado y suficiente mobiliario en buen estado, que no siempre se utiliza adecuadamente en todas las sedes o dependencias de la institución.
D. La institución cuenta con múltiples recursos de mo biliario y equipo que están siempre en buenas condi ciones y bien utilizado.
Utilización de materiales
A. No se usan los mate riales disponibles, ni están definidos los procesos para solicitarlos y usarlos.
B. Esporádicamente algún docente usa los mate riales disponibles pero no existen procesos definidos para su utilización y por tanto, no existe control sobre su uso.
C. Existen mecanismos para el uso de materiales, pero no todo el mundo los apli ca y por tanto no todos usan los materiales.
D. Existen mecanismos acor dados entre administración y docencia para el uso de los materiales, lo cual permite la accesibilidad y uso de éstos.
Mantenimien to
A. No se programa ni se realiza mantenimiento
B. No existe plan de man tenimiento; se realizan algunas acciones aisla das de carácter curativo para atender urgencias.
C. Existe un plan de mante nimiento, pero sólo se cumple en parte. D. Existe un plan de mante nimiento que se cumple en su totalidad de manera oportuna.
observaciones
Síntesis de la administración de bienes
Debilidades
Fortalezas
Administración de Servicios Complementarios
4.3. Administración de servicios complementarios
A B C D Evidencias
Transporte (No aplica)
A. Se requiere transporte, pero no existe el servi cio.
B. Existe el servicio, pero no cubre a todas las sedes que lo requieren o es deficiente, y no hay normas claras para hacer el seguimiento de llegada y recogida de los niños.
C. Existe un servicio de transporte que cubre las necesidades del conjunto de la institución; el cole gio ha definido normas y procesos para su funcio namiento, pero no vigila su cumplimiento.
D. Existe un buen servicio de transporte; se cuenta con un monitor dentro del bus, el colegio ha definido normas y pro cesos para hacer seguimiento del servicio tanto de recogida de niños para la llegada como para la salida y vigila su cumpli miento.
Restaurante y/o cafetería
A. No existe el servicio de cafetería y/o de restaurante, o lo hay solamente en alguna sede de la institución.
B. Existe el servicio de cafetería y/o restaurante, pero sólo algunas sedes han definido procedimientos para su manejo, que incluyen parámetros de calidad.
C. Se presta el servicio de cafe tería y/o restaurante, la institución ha defini do procedimientos para su manejo y parámetros de calidad, pero solo esporádicamente vigila su cumplimiento.
D. Se presta el servicio de cafe tería y/o restaurante con base en parámetros de calidad y normas definidas por la institución, cuyo cumplimiento se vigila periódicamente (más de una vez al mes).
Otros servicios
A. A los alumnos no se les presta servicios de orien tación psicológica, de odontología ni mé dico.
B. El colegio presta espo rádicamente algunos servicios complementa rios, porque llega la oferta de otras institu ciones.
C. Aunque el colegio no cuen ta son servicios com plementarios propios, ges tiona por iniciativa estos servicios con otras entidades cuando es nece sario.
D. El colegio cuenta con ser vicios complementarios de prevención, orientación y atención de casos difíciles, medicina o enfermería, odontología y tiene procesos definidos para hacer uso de ellos.
observaciones
Síntesis de la administración de servicios complementarios
Debilidades
Fortalezas
Secretaría
4.4 Secretaría
A B C D Evidencias
Académica
A. No existe un archivo unificado y actualizado de estudiantes que produzca información académica oportuna.
B. Existe un archivo unificado de los alumnos, pero no está actualizado y por tanto la información que sumi nis tra es insuficiente.
C. El archivo de estudiantes se alimenta periódicamente y produce información oportuna, aunque no en todas las sedes o niveles de la institución; no siempre se usa para la toma de decisiones.
D. El archivo de los estudiantes de toda la institución está organizado y actualizado. Aunque hay un responsable, eventual mente cualquier persona lo podría consultar. Se utiliza para la toma de decisiones.
Archivo general
A. No existe archivo general de la ins titución.
B. Existe un archivo general de algunos documentos, pero no está organizado.
C. Existe un archivo general organizado de los principales documentos institucionales, pero los trámites e informes no siempre se hacen oportunamente.
D. Existe un archivo organi zado de los principales documentos institucio nales: circulares, actas, proyectos. Los trámites e informes se hacen oportuna mente.
Libros reglamen tarios
A. No existen los libros reglamentarios
B. Existen sólo algunos libros reglamentarios.
C. Existen todos los libros reglamentarios, pero no están actualizados.
D. Existen todos los libros reglamentarios y están debidamente actualizados.
observaciones
Síntesis de secretaría
Debilidades
Fortalezas
Síntesis 2008
4.1. Administración financiera
ABCDEvidencias
Presupuesto
A. La institución no utiliza mecanismos de planeación financiera y la elaboración del presupuesto es un simple ejercicio de definición de los ingresos y gastos de la institución, sin referencia a prioridades institucionales.
B. Para la elaboración del presupuesto, la institución consulta las necesidades de las sedes o niveles sin tener en cuenta referentes como el plan operativo anual, el pei y el plan de mejoramiento institucional.
C. La institu ción elabora un presu puesto con todos susrequi sitos formales. Sin embar go, aunque éste guarda relación con unplan operativo anual, no consulta referentes como el pei y el plan demejoramiento institucional.
D. El presupuesto que se ela bora en el fse es un ver dadero instrumento de planeación y gestión fi nanciera, es congruente con el pei, las prioridades institucionales, el plan de mejoramiento y el Plan Operativo Anual.
Tesorería
A. La institución no tiene procesos claramente definidos y socializadospara el recaudo de ingresos y para hacer los egresos.
B. La institución ha establecido algunos pro cesos para el recaudo de ingresos y para hacer los gastos, pero se presentan inconsistencias en algunos registros.
C. La institución ha definido el conjunto de procesos necesarios para recibir in gresos y efectuar gastos, pero no siempre los ejecuta ordenadamente ni de acuerdo a la planeación financiera.
D. La tesorería tiene procesos definidos para captar in gresos y ejecutar los gastos en el fse, que ejecuta ordenadamente y de acuerdo con la planeación financiera de la institución.
Contabilidad
A. La institución no cuenta con una contabilidad organizada ni con la totalidad de los respectivos soportes.
B. La contabilidad de la institución tiene todos los soportes requeridos pero solo se utilizan para elaborar los informes a los organismos de control.
C. La contabilidad de la institución se lleva de forma organizada, aunque no siempre está disponible de manera oportuna y los informes financieros no se usan como instrumentos de control.
D. La contabilidad que se produce en el fse tiene todos sus soportes, seela boran y presentan los informes necesa rios dentro de las fechasestablecidas por las normas y se usan para la toma de decisiones y el controlfinanciero de la ins ti t ución.
ABCDEvidencias
Control fiscal
A. La institución no pre senta adecuadamente, ni con la oportunidad requerida los informes a las autoridades educativas y fiscales competentes.
B. Los informes que la institución rinde a las autorida des, no siempre son de manera oportuna y no son conocidos por la comunidad educativa.
C. La institución rinde adecuada y oportunamente los informes requeridospor las autoridades competen tes, los da a conocer a la comunidad educativapero no los usa inter namente para la toma de decisiones.
D. Los informes de la gestión financiera son entregados oportunamente y sirven, además, como instrumen tos de control interno de la institución, para la toma de decisiones y el seguimiento por parte de la comunidad educativa al manejo de los recursos de la institución.
observaciones
Síntesis de la administración financiera
Debilidades
Fortalezas
Componente Administración
4. COMPONENTE ADMINISTRACIÓN
Cuando se habla de administración en cualquier institución, y no solamente en la escuela, nos referimos al manejo del dinero, de los recursos institucionales y de las personas; por eso se habla de administración financiera, de administración de bienes y servicios y de desarrollo de personal. Puesto que la administración de personal en el sistema educativo, sobretodo en las instituciones públicas, tiene unas características muy peculiares, se la trata en un componente específico, el quinto. En este componente entonces, de administración global, nos referimos a los otros aspectos:
· En primer lugar, la administración financiera. En este subcomponente se analizan los temas clásicos del manejo institucional del dinero: el presupuesto, la tesorería, la contabilidad y el control fiscal.
· En segundo lugar, la administración de los bienes institucionales, que comprenden las instalaciones, los vehículos, la dotación y los equipos, los insumos administrativos y el material de enseñanza.
· En tercer lugar, la administración de los servicios complementarios que directa o indirectamente preste la institución, tales como transporte, cafetería, servicios relativos a la salud, asesoría psicológica, etc.
· Analizamos finalmente el papel que cumple la secretaría escolar, tanto la académica como la general.
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